悩み解決|人材 2018.12.17

シフト管理の重要性とシフト管理システム導入のメリットとは?

シフト管理の重要性とシフト管理システム導入のメリットとは?
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飲食店におけるシフト管理とは?
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シフト管理システムの機能
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シフト管理システムのメリットデメリッ
目次
毎月のシフト作成に苦労している飲食店オーナーや店長は多いのではないだろうか。毎月スタッフの希望シフトを集め、勤務日数を計算しながらそれぞれの希望を反映させるなど、時間のかかる煩雑な業務だ。そんな面倒なシフト作成を楽にしてくれるのが「シフト管理システム」だ。今回はシフト管理の重要性とシステムを使用するメリットについて紹介していく。

そもそもシフト管理とは?

飲食店では、社員のほかにパートやアルバイトなどさまざまな勤務形態のスタッフをバランスよく組み合わせて店舗を運営していく。午前出勤や午後出勤、土日出勤など、それぞれの勤務時間や休みの希望に合わせて、店舗の運営に支障が出ないように効率よくシフトを組まなければならない。さまざまな条件を考慮しながら決定し、スムーズに運用していく必要があるのだ。

シフト管理の重要性

お店の利益を向上させるためには、適切な人員配置が重要だ。飲食店の人件費は経費の大半を占めている。人件費に無駄があるかないかは、シフトを作成する時点で決まるといっても過言ではない。

スタッフは、経験年数や能力、仕事上のポジションがそれぞれ異なっている。経験の浅いスタッフばかりを入れてしまっては、お店が回らず売上が低迷することも起こり得るだろう。顧客に満足してもらえるサービスを提供し、さらなる売上増加をめざすなら、経験豊富なスタッフとのバランスを考慮しながらシフトを組み立てていく必要がある。
また、スタッフの希望を取り入れることができているかも重要だ。シフトが複雑になりがちなパート・アルバイトは主婦や学生の場合が多く、希望通りに休みが取れなかったり、柔軟なシフト体制になっていなかったりすれば学業や家庭との両立が難しくなり、そのまま離職につながるケースもある。フリーターは逆に、勤務時間が少ないと毎月の収入が確保できないために転職されてしまう場合もあるだろう。

必要な人員をうまく確保できていない場合は、顧客へのサービスも行き届かず、売上のチャンスを逃すことになるかもしれない。そういった全体のバランスと個人の希望をよく考慮して行う必要があるシフト管理を、日々の忙しい業務のなかで作らなくてはいけない。時間も労力もかかってしまう、担当者の負担が大きい業務のひとつだ。

シフト管理の方法

方法は主に2種類ある。手書きで勤務表を作ったりエクセルを活用したりする従来の方法と、シフト管理システムを使う方法だ。

手書きやエクセルでの勤務表作成は、多くの企業が実施しており一般的な手法だ。しかし、担当者がスタッフの希望を取りまとめて、一人ひとりの出勤日数や時間を確認しながら手作業で作っていくため、どうしても時間がかかってしまう。スタッフの人数が少ない場合にはこのやり方で問題ないかもしれないが、人数が多くなればなるほど複雑になり、作成がかなり難しくなってくるだろう。

一方、シフト管理システムはまだ多くの企業で利用されてはいない。だが一度導入すると、今まで勤務表作成に充てていた労力や時間が大幅に削減されるのがわかるだろう。最初に操作方法を覚えさえすれば、個人の勤怠データを入力するだけで勤怠表が自動作成されるようにもなる。

シフト管理システムの機能

シフト管理システムでは、今まで行っていた手書きの希望シフト提出から勤怠管理に至るまで、あらゆる部分がデジタル化され、紙とペンがなくても作成・確認が簡単にできるようになる。またダブルブッキングなどの人為的ミスも素早くチェックでき、労力を大幅に軽減できるようになる。

シフト提出・作成・管理機能

シフトを作成するためには、まずスタッフから希望日時を提出してもらわなければならない。手作業だと、全員の希望を回収したあとに担当者がそれぞれの希望シフトと休暇希望日を考慮しながら作ることになる。そのため、人数が多かったり複雑すぎたりする場合は、希望日を見落とすなどのミスが発生することもありえる。

だが、自動的にシフトを組んでくれるシフト管理システムでは、スタッフが自分のスマートフォンから自分自身の希望を入力して提出するため、全員の希望の取りまとめが不要となる。そして、スタッフが自ら入力するため、間違えてしまう心配も減る。さらに、スタッフがデータを入力したあとはクラウドでの自動集計を利用できるので、担当者にかかる負担が大幅に軽減される。

作成したシフトの共有

希望日を入力するスタッフは、自分のスマートフォンやタブレットなどにアプリをダウンロードしていれば、店舗に行く必要なく、いつでもどこででも作業が可能だ。同じく管理者は、全員のシフトを手持ちの端末ですぐに確認することができる。
複数の店舗を経営している場合には、全店舗のシフト管理が簡単にできる。そのため、人員が足りない店舗に対してもヘルプを手配しやすくなるのだ。

給与ソフトとの連携

シフト管理システムには、給与ソフトと連携可能なものもある。連携できる場合には、給与ソフトに勤怠情報を手入力する必要がなくなる。勤怠データが自動集計されるため、集計されたファイルを出力して給与ソフトに取り込むと給与計算のために必要なデータの移行が完了する。
スタッフ一人ひとりの毎日の勤務時間が簡単に給与ソフトに反映できれば、業務の効率化に大きく貢献するだろう。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理機能を導入することには、大きく分けて4つのメリットがある。管理者側だけが便利になるわけでなく、スタッフも便利な機能が使えるメリットを享受できることがポイントだ。

管理者のメリット①:シフト作成が圧倒的に楽になる

前述のとおり、期日までにスタッフ本人が休日希望などのデータを入力するため、スタッフの希望を紙媒体で求めたり、本人に直接確認したりする必要がなくなる。また、希望を考慮しながら調整し、手書きなどで勤務表を作る手間も省略できてしまう。

シフト作成業務は一般的に店舗責任者が行うことが多く、店舗の運営管理業務にプラスしてシフト作成の業務を任せられている。システムを利用すると、勤務希望データの入力からシフト作成まで大きく簡略化できるため担当者の負担がかなり軽減され、その分本来の業務に集中できる。



管理者のメリット②:最適な人員配置ができる

システムを利用してシフトを作ると、スタッフの勤務年数や給与など、登録してある情報まで自動で反映できる。人件費まで計算しながら一カ月のシフトが作られるので、店舗を運営していく際に重要なコスト削減にも役立つ。
担当者が忙しいなかでシフトを作成しているとミスが生じやすくなり、計算間違いや長時間拘束などのトラブルが発生する心配もある。システムによる自動計算では、データから定められた勤務時間や必要な人員などが反映された、最適な勤務表が作られるので安心だ。

スタッフのメリット①:希望シフト提出の手間がなくなる

スタッフは、スマートフォンのシフト管理アプリから簡単に希望を提出することができる。アプリを利用するので、わざわざ紙に書いて提出する必要がない。また、通知機能を利用してリマインドすれば、出し忘れを防ぐこともできる。

スタッフのメリット②:シフトの確認が簡単にできる

シフト管理システムはクラウド上で管理されるため、スタッフは自分のスマートフォンからシフト表の確認ができる。従来のように、店舗に貼り出されたシフト表を見ながら手帳に書き写したり、写真を撮ったりするなどの手間が省け、完成したシフト表をいつでも自由に確認できるのだ。

シフト管理システムのデメリット

ただし、シフト管理機能の導入により、デメリットが生じることもある。導入する前に知っておきたいデメリットについて確認しよう。

利益につながることがわかりにくい

シフト管理そのものが店舗の売上をアップさせて利益を生むわけではない。システム導入には通常初期費用がかかるため、 コストのことを考えると導入をするべきかどうかの判断が難しいのではないだろうか。 そのため、検討・導入の優先順位がどうしても下がってしまうのは否めない。

しかし、上記のようにシフト管理の利便性がわかっていれば、直接利益を生むわけではなくても、利益につながっていることは意識できるはずだ。

サービスの比較ポイントがわからず失敗する

シフト管理システムには似たようなサービスが多いといえるだろう。 そのため、どのシステムにすべきか迷うことも多いかもしれない。
システムの導入に失敗しないように、まずは欲しい機能や困っていることを事前に明確にしておくべきだ。
たとえば、毎月シフトの組み立てにミスが頻発して困っている、スタッフのスキルをシフトに反映したいがうまくいかない、給与管理システムと連携を取りたいなど、どのような機能が会社にとって必要なのか、優先するべき機能は何かを事前にチェックしよう。その上で自分たちにもっとも必要なサービスや機能について、きちんと対応しているシステムを選ぶことが重要だ。
システムはどれも同じではない。内容をよく見極め、最適なシフト管理システムを見つけよう。

最適なシステムを選んで業務改善をしよう

シフト管理システムを導入することで、毎月の時間と労力のかかるシフト作成業務の負担が大幅に軽減されるのは明らかだ。また日々の業務の効率化だけではなく、自動計算により的確なシフトが作成されることで人件費の削減にもつながる。自分たちの店舗に合ったシステムを選び、業務や利益の改善に役立ててはどうだろうか。

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