悩み解決|効率化 2018.11.19

勤怠管理システムはこんなに便利!お店にあったシステムの選び方

勤怠管理システムはこんなに便利!お店にあったシステムの選び方
1
勤怠管理システムでは何ができるのか?
2
勤怠管理システムのメリット・デメリットを解説
3
勤怠管理システムを比較するポイントは2つ

目次

飲食店にとって勤怠管理は手間のかかる作業の1つだ。そのため、勤怠管理システムを導入しようと検討している飲食店オーナーも少なくないだろう。ここでは、勤怠管理システムのメリットやデメリット、機能などについてお伝えする。システムの選び方も併せて紹介するので、お店にマッチしたシステムの導入を検討してほしい。

勤怠管理システムでできること

そもそも、勤怠管理システムではどのようなことができるのだろうか。機能がわからないようでは、システムの導入にも躊躇してしまうだろう。ここではまず、勤怠管理システムでできることをまとめてみた。

勤怠情報の集計、管理機能

勤怠の打刻や修正ができる。システム上で勤怠状況を把握でき、これまでタイムカードで行っていた集計の作業も必要なくなる

休暇の申請と承認

システム上で休暇申請が可能になる。申請された情報は管理者・承認者のもとへ届くため、あとは確認するだけだ。休暇取得状況の確認、有給の自動付与が可能なシステムもある。

シフト管理機能

飲食店では非常に重宝するシフト管理機能が備わっているシステムもある。手間と時間のかかるシフト作成が簡単にでき、システム上で管理も行えるのだ。このシフト管理機能に魅力を感じる飲食店オーナーは少なくないだろう。

勤怠管理システムのメリットデメリット

勤怠管理システムには、メリットもあればデメリットもある。たくさんのメリットがあるためそこばかりに注目しがちだが、しっかりとデメリットについても押さえておこう。ここでは、メリットとデメリットをそれぞれ説明する。

メリット①:適正な労働時間が管理できる

従業員を雇用している企業は、適正な労働時間を管理する必要がある。労働時間の多すぎるスタッフがいないか、きちんと休暇を取れているか、といったことは確実に把握しなくてはならない。

勤怠管理システムのメリットの1つとして、適正な労働時間の管理ができることが挙げられる。労働時間はもちろん、休出や残業、休暇の管理まで行えるのだ。システム上で簡単にできるため、飲食店オーナーや店長の負担も随分軽減されるだろう。

現代社会ではコンプライアンスが非常に重視されている。労基法に違反するような働き方をさせている企業は、ブラック企業だと批判され、社会的な信頼を失墜させる可能性もある。勤怠管理システムの導入によって、そうしたリスクも回避できるのだ。

メリット②:不正打刻防止

タイムカードで勤怠管理をしている飲食店は未だに多い。しかし、タイムカードでの管理だと、どうしても不正打刻が起きやすいというデメリットがある。不正打刻が横行していると、本当は遅刻や早退している従業員がいても、普段通りの給金を支払わなくてはならない。

特に、管理者の目がきちんと行き届いていないお店だと、スタッフ同士が連絡を取り合い、代わりにタイムカードを打刻するといったことも起きる。本人はまだ出勤していないのに、タイムカード上では出勤していることにもできるのだ。

現在の勤怠管理システムだと、指紋認証や静脈認証といった生体認証システムを採用したものもある。これなら本人以外は打刻ができないため、不正打刻を完全に防ぐことができる。

メリット③:コスト削減

勤怠管理システムの大きなメリットの1つとして、コスト削減が挙げられる。勤怠管理システムとコスト削減は少々結び付かないかもしれないが、実は勤怠管理はとてもコストのかかる作業なのである。

タイムカードの集計をするスタッフが必要になるため、その分人件費がかかってしまう。飲食店オーナーが自ら集計する場合でも、本業の忙しい合間を縫って行わなくてはならない。

タイムカード用紙にかかる費用も忘れてはならない。勤怠管理システムを導入すれば、紙にかかっていた費用も削減できるだろう。スムーズな集計が可能になるため、人件費も削減できるというメリットがある。

コスト削減のイメージ画像

デメリット①:費用対効果がわかりにくいことも

勤怠管理システムそのものが、直接利益を生み出すことはない。あくまで飲食店の経営をサポートしてくれる存在であり、それゆえに費用対効果がわかりにくいと感じる飲食店オーナーもいるようだ。

費用対効果がいまひとつわかりにくいため、コストをかけてまで導入する必要があるのか、と悩んでしまうケースも多い。関心を持っているものの、最後の最後で導入に踏み切れないのは、こうした理由があると考えられる。

デメリット②:自店に合っていないケースは手作業も発生する

飲食店によっては変わった勤務形態を採用していることもある。そのため、勤怠管理システムのサービスがマッチせず、結局担当者が手作業で集計、管理を行うこともある。

結果として手作業が発生してしまうようでは、勤怠管理システムを採用したメリットは少ないだろう。ただ、これは事前に勤怠管理システムのサービスをきちんと確認することで回避できる問題でもある。自店に合った勤怠管理システムを導入すれば問題ないだろう。

勤怠管理システムを選ぶポイント

現在では、さまざまな勤怠管理システムがある。そのため、どれを導入すればいいのかと悩んでしまうケースも少なくない。ここでは、勤怠管理システムを比較する上で重要になるポイントを2つ紹介する。

外部連携はできるか?

連携機能があるかどうかを確認しよう。勤怠管理システムによっては、給与計算ソフトと連携できるものもある。勤怠管理をしたあとは給与計算もしなくてはならないため、給与計算ソフトと連携できるのなら、従来の手間を大幅に軽減できるだろう。

勤怠管理システムのデータと給与計算ソフトを連携させることで、スピーディかつ確実な給与の計算が可能になる。従業員が多いお店だと、どうしても集計や計算には時間がかかるし、ミスも起きやすくなるだろう。給与計算ソフトと連携できれば、手作業による計算ミスも生じないため、従業員からクレームが入ることもなくなるはずだ。

システムによって、どの給与計算ソフトと連携できるかが違ってくる。有名どころのソフトをほとんどカバーしているシステムもあるので、心配ならそうしたシステムを選べば安心だろう。

導入後のサポートはあるか

導入後のサポートがあるかどうかも確認しておくべきポイントだ。せっかくシステムを導入しても、うまく設定できない、操作が難しくて使いこなせない、となると宝の持ち腐れになってしまう。

勤怠管理システムの多くは、サポート体制を整えている。だが、サポート内容はまちまちだ。そのため、勤怠管理システムの導入を検討しているのなら、サポートの有無ではなく、内容をきちんと把握しておく必要がある。

まずは導入ができないことには始まらないので、導入時のサポートがあるかどうかを確認しよう。その後、運用を始めてからのサポートがあるかどうか、あるならどんなサポートをしてくれるのかを確認してほしい。

理想的なのは、きちんとお店の勤怠ルールに合わせてシステム設定までしてくれるサービスだ。また、導入から運用まで、トータルでサポートしてくれるサービスなら飲食店オーナーも安心できるだろう。運用で悩んだとき、気軽に相談できる窓口が設置されているかどうかもチェックしておこう。

お店にマッチしたサービスを選ぼう

勤怠管理システムを導入することで、コスト削減や業務効率化といったメリットを享受できる。従業員が多く、集計や給与計算に手間と時間をかけている、というお店だと導入のメリットは大きいだろう。ただ、お店に合ったサービスでないと結局手作業の必要性が出てくるため、それぞれにマッチしたサービスを選ぶことが重要だ。それを踏まえた上で、ベストな勤怠管理システムを導入してほしい。

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